Пошаговая инструкция проведения инвентаризации. Инвентаризация ценных бумаг и бланков

1. Понятие инвентаризации, её цели.

2. Виды инвентаризации.

3. Сроки и объекты проведения инвентаризации.

4. Порядок проведения инвентаризации.

5.Документальное оформление инвентаризации.

6. Отражение результатов инвентаризации в учете.

Понятие инвентаризации, её цели

Для обеспечения контроля за сохранностью имущества и для полного соответствия данных учёта фактическим остаткам используется инвентаризация.

Инвентаризация – это установление фактического наличия средств, их источников путём пересчёта, обмера, взвешивания остатков в натуре и сличения их с данными бухгалтерского учёта.

Основными целями инвентаризации является:

Проверка правильности данных текущего учёта и выявление допущенных ошибок.

Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.

Контроль за сохранностью имущества.

Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.

Проверка условий и порядка хранения материальных ценностей.

Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших материальных ценностей.

Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.

Проверка состояния учёта и организации движения запасов.

1. Виды инвентаризации

Различные виды инвентаризаций классифицируются по нескольким признакам:

по объёму различают полные и частичные инвентаризации;

по методу проведения – выборочные и сплошные;

по назначению – плановые, внезапные, повторные, контрольные.

Полная инвентаризация – этоинвентаризация, котораяохватывает все материальные ценности, денежные средства и расчеты с другими организациями и лицами. Она проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии. При полной инвентаризации проверяются все виды средств, которые даже не принадлежат организации, но ей используются в работе. Это, например, арендованные основные средства, товарно-материальные ценности принятые на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку.

Частичная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает часть средств организации. Это, например, инвентаризация кассы, инвентаризация материалов, связанная со сменой материально-ответственных лиц.

Выборочная инвентаризация – это инвентаризация у конкретного материально-ответственного лица, когда проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится на выбор с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.

Плановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем предприятия.

Внеплановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Это, например, при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому, после стихийного бедствия, кражи.

Повторная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация – это инвентаризация которая проводится повторно с целью проверки правильности проведения инвентаризации. Данные инвентаризации проводятся также с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, секции, где проводилась инвентаризация первый раз.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имуще­ства данным бухгалтерского учета в соответствии с Законом о бухгалтерском учете.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обяза­тельств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Таким образом, основными целями проведения инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтер­ского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем ор­ганизации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобра­зовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три го­да, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, распо­ложенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуа­ций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Феде­рации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллек­тива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной в организации комиссии. Различают два вида прове­рок: натуральную и документальную.

Натуральная (вещественная) проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Нату­ральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности.

При документальной проверке наличие в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.

8.2. Общие правила проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденный Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действую­щая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабо­чие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организа­ции ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. В состав инвен­таризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего ауди­та организации, независимых аудиторских организаций.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии в ви­де приказа, постановления или распоряжения (форма ИНВ-22) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23).

Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письмен­ным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризаци­онной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководите­лем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной ко­миссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и рас­ходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и рас­ходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентари­зации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентари­зации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходо­ваны, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансо­вых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентариза­ции не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках имущества, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие материалов, товаров и тары при инвентаризации опреде­ляют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. При этом руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйст­вом, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель - проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность. Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет, и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением ;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. )

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

• нематериальные активы;
• основные средства;
• финансовые вложения;
• товарно-материальные ценности;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
• расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
• активы и обязательства компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно» .

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

• подготовка приказа о проведении инвентаризации;
• формирование инвентаризационной комиссии;
• определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
• получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
• распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств , утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

• Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
• Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 - 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 - 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара « ». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

Едва ли кто-то из работников бухгалтерии при упоминании предстоящей инвентаризации обрадуется и воспрянет духом. И это не удивительно, ведь это процесс длительный, кропотливый и, как правило, приносит огромное количество расхождений и розысков имущества либо иных материальных ценностей. На самом же деле если правильно подготовиться к ее проведению и тщательно разобраться в особенностях проведения этой работы, то все пройдет гораздо проще, чем казалось на первый взгляд. В статье будут подробно рассмотрены порядок проведения инвентаризации имущества, условия проведения инвентаризации и правила проведения инвентаризации, а так же оформления инвентаризации.

Инвентаризация, виды и порядок проведения

Процесс описи имущества и обязательств – это систематическое осуществление контрольных процедур, призванных выявлять наличие, состояние и оценку активов и обязательств компании. Одной из целей ревизии имущества является контроль соответствия фактического наличия активов и обязательств с данными бухучета. Поэтому, комплекс мер, направленных на обнаружение различий данных бухучета с фактическим состоянием, а так же контроль условий хранения имущества – именуется инвентаризацией.

Нормы, которые ответят на вопрос как правильно проводить инвентаризацию, определены законодательством. Указания по проведению контролирующих мер определены:

• Приказом МинФина РФ №49 от 13.06.95 г.;
• Постановлением №88 от 18.08.98 г.

Процесс инвентаризации имущества выполняет следующие задачи:

• Для определения фактического количества ТМЦ;
• Сравнение полученных сведений с бухгалтерскими данными;
• Обнаружение ценностей несоответствующего качества, определение обоснованных причин для их списания либо уценки. При осуществлении этих процедур привлекаются компетентные сотрудники;
• Установление виновных при выявлении излишков либо недостач;
• Контроль полноты отражения активов предприятия, выдерживание контрагентами сроков по соглашениям и списания их по завершению срока давности.

Правила проведения инвентаризации

Положение по бухгалтерскому учету и ФЗ №129-ФЗ описывают общие правила проведения инвентаризации, что предприятия обязательно должны осуществлять инвентаризацию:

• В ситуации необходимости сдачи имущества в аренду;
• Если имеет место перспектива реорганизации либо ликвидации фирмы;
• Если имеет место преобразование предприятия;
• Перед формированием годовой бухгалтерской отчетности (за исключением имущества, проинвентаризировано не раньше 1 октября отчетного периода);
• Когда происходит смена МОЛ;
• Если выявлены факты кражи, злоупотребления либо порчи активов компании;
• При стихийных бедствиях, когда пострадал имущественные объекты организации;
• И иные случаи, которые предусмотрены нормативными актами РФ.

В случае коллективной либо бригадной матответственности ревизию следует проводить в таких ситуациях:

• Когда меняется руководство коллектива либо бригады;
• Если из коллектива или бригады выбывают больше 50% сотрудников;
• Когда существует заявление о необходимости учета имущество от одного и более работников коллектива либо бригады.

Нормы и периоды осуществления описи активов в иных ситуациях устанавливаются руководством предприятия. Им определяется как часто в течение года и когда именно требуется провести инвентаризацию, утверждается список инвентаризируемых активов, а так же приходят к решению при проведении проверки выборочного характера.

Важно!
Сроки осуществления описи активов назначает руководитель организации. Исключения составляют ситуации, когда контроль необходим по нормативным регламентам.

Этот установленный порядок проведения инвентаризации требуется утвердить и прописать в учетной политики компании.

Какие формы используются при инвентаризации

Согласно порядку проведения инвентаризации ТМЦ и согласно правилам инвентаризации, для оформления и осуществления инвентаризации могут использоваться такие формы документации:

• Инвентаризационная опись ОС (Ф.№ИНВ-1);
• Сличительная ведомость ОС (Ф.№ИНВ-18);
• Инвентаризационная опись ТМЦ (Ф.№ИНВ-3);
• Акт инвентаризации ТМЦ (Ф.№ИНВ-4);
• Сличительная ведомость ТМЦ (Ф.№ИНВ-19);
• Акт инвентаризации НМА (Ф.№ИНВ-11);
• Акт инвентаризации наличных средств (Ф.№ИНВ-15);
• Инвентаризационная опись ЦБ и бланков (Ф.ИНВ-16);
• Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (Ф.№ИНВ-17).
  

Порядок инвентаризации

По нормативным актам осуществления описи имущества, если процедура продолжается более одного дня, в момент ухода членов комиссии с инвентаризируемого объекта помещения должны быть опечатаны. Документация должна быть помещена в сейфы и шкафы и закрыта.

Порядок проведения инвентаризации включает в себя такие этапы:

1. Создание комиссии для инвентаризации;

Процедура формирования комиссии требуется оформить при помощи приказа. Предусмотрен бланк №ИНВ-22, с ее помощью оформляется приказ. В состав комиссии могут быть включены любые сотрудники предприятия.

Обычно среди членов комиссии:

• Работники технических служб;
• Представители административного департамента;
• Юристы;
• Финансовая службы и бухгалтерия.

Минимально в состав комиссии требуется включать двух человек. Помимо списка членов комиссии в приказе обязательно отразить период осуществления ревизии и имущество, которое подлежит учету. После того, как руководство компании утвердит приказ, его подписывают председатель и члены комиссии.

Когда при осуществлении проверки выявляются ошибки, требуется сразу же оповестить об этом председателя. Члены комиссии обязаны проконтролировать выявленные неточности и устранить их по нормам законодательства.

1. Истребование последних финансовых бумаг;

Члены инвентаризационной комиссии должны получить последнюю приходную и расходную документацию до момента начала учета фактического наличия имущества.

1. Истребование расписок от МОЛ;

Расписку пишет МОЛ в момент начала процесса ревизии. После оформления документ должен быть передан инвентаризационной комиссии в день проведения контроля. Это является подтверждением, что к началу процесса проверки все приходные и расходные бумаги переданы от МОЛ в бухгалтерию, либо отданы в комиссию, а так же о том, что все ТМЦ оприходованы и списаны.

1. Контроль и подтверждение фактического наличия и состояния активов и обязательств;

Составом комиссии определяется:

• Название и фактическое наличие имущества, которое находится в организации. В этот же момент осуществляется контроль состояния имущества;
• Виды активов, которые не имеют материально-вещественной формы, при помощи сверки документации подтверждающей право организации на них;
• Состав ДЗ и КЗ, сверяясь с контрагентами, которые указаны в справке о наличии кредиторской и дебиторской задолженности.

1. Сверка сведений из инвентаризационных описей с информацией из бухгалтерской отчетности;

Если при проверке выявляются излишки либо недостачи, то следует оформить сличительную ведомость. Она отражает расхождения фактического наличия со сведениями бухгалтерии, которые выявлены во время инвентаризации.

1. Сведение полученных при инвентаризации данных;

Комиссия сверяет полученные данные и осуществляет действия по урегулированию полученных расхождений. Заседание следует оформить протоколом. Вся информация, в том числе расхождения прописываются в протоколе. Оформленный протокол предоставляется для ознакомления руководителю организации.

1. Утверждение результатов контрольной процедуры;

Оформленные протокол, сличительные и иные ведомости по инвентаризации предоставляются руководителям организации. Руководитель должен произвести рассмотрение документации и принять решение о полученных расхождениях. Затем документация передается в бухгалтерию.

1. Отражение полученных результатов в бухучете организации.

Выявленные расхождения требуется отразить в бухучете в периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации.

Если осуществлялась годовая инвентаризация, то результаты подлежат отражению в годовой бухгалтерской отчетности. В случае обнаружения имущества, которое устарело физически либо морально, его следует списать с учета. Задолженность с истекшим периодом давности так же подлежит списанию.

Ответственность

Информация из бухгалтерской отчетной документации могут быть признаны недостоверными, когда правила проведения описи активов компании были нарушены, либо полученные сведения были внесены с нарушениями.

Необходимо, чтобы руководство компании обеспечило требуемые условия для процесса описи и контроля. Важно наличие сотрудников для взвешивания, перемещения объектов, которые подвергаются описи, а так же наличие необходимых технических приборов, тары и прочего. Кроме того, при проверке обязательно должно присутствовать МОЛ.

Это может быть выяснено, к примеру, если организация примет решение о наложении взыскания на МОЛ при помощи суда. И в виде обоснования требования предприятие должно будет предоставить уполномоченной организации представить документы, полученные в результате инвентаризации.

Согласно установленных норм ФНС не сможет назначить штрафные санкции за то, что не была осуществлена ревизия, не смотря на существующие обязательства. Законодательством не устанавливается каких-либо санкционных мер за то, что не были проведены инвентаризационные мероприятия. Но организация должна понимать важность этой процедуры. Поскольку именно при этом процессе предприятие имеет возможность выявить разницу учета и фактического наличия имущества и обязательств. А по результату процесса привести учет и фактическое наличие активов компании в соответствие. Таким образом, следуя правилам проведения инвентаризации ТМЦ и активов, компания сохраняет свои активы, и регулировать нормы сохранения.

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

Обязательная инвентаризация

В обязательном порядке инвентаризация проводится в таких случаях:
– при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет);
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством и другими нормативно-правовыми документами (например, в случае продажи предприятия как имущественного комплекса на основании ст. 561 ГК РФ).

Такие требования содержатся пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, применяющей упрощенку.

Да, нужно.

Организации, применяющие упрощенку, обязаны вести бухучет в полном объеме (ст. 2, 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, организация, применяющая упрощенку, должна проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств.

Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, которая платит ЕНВД

Да, нужно.

Организация, которая платит ЕНВД, обязана вести бухучет в полном объеме (ст. 2, 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности сказано, что организация обязана проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Таким образом, организация, применяющая данный спецрежим, должна проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств.

Смена главного бухгалтера

Ситуация: нужно ли проводить инвентаризацию всего имущества и обязательств организации при смене главного бухгалтера

Да, нужно, но только если с главным бухгалтером был заключен договор о полной материальной ответственности на основании статьи 243 Трудового кодекса РФ. Это объясняется тем, что организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально-ответственного лица (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Если с главным бухгалтером договор о полной материальной ответственности не заключен, инвентаризацию организация проводить не обязана (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Это будет являться ее правом. В этом случае проведение инвентаризации нужно предусмотреть в учетной политике. Это следует из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 и п. 4 ПБУ 1/2008.

Добровольная инвентаризация

Случаи, сроки и порядок проведения добровольной инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих такой инвентаризации, организация определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Отражение в учетной политике

Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:
– график проведения инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
– даты проведения инвентаризаций;
– перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Такие правила следуют из ПБУ 1/2008.

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель организации приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Если объем работ при проведении инвентаризации большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если объем работ при проведении инвентаризации небольшой и в организации есть ревизионная комиссия, то она может проводить инвентаризацию. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Ситуация: нужно ли создавать инвентаризационную комиссию, если в штате организации числится один директор

Нет, не нужно.

Создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее двух человек – председатель и другие члены (п. 2.3 и 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Если же в штате организации числится только один директор, создать инвентаризационную комиссию не представляется возможным. В этом случае функции инвентаризационной комиссии возложите на директора организации. А именно директор должен обеспечить:
– полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества и обязательств;
– правильность и своевременность оформления данных инвентаризации.

Это следует из пункта 2.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации в этом случае не предусматривает создания инвентаризационной комиссии.

Участие материально-ответственных лиц

Материально-ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязательное присутствие материально-ответственного лица при инвентаризации предусмотрено также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Главбух советует: из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует обязанности коллектива (бригады) присутствовать при проведении инвентаризации вверенного ему имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако в связи с разъяснениями Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16), а также во исполнение требований, предусмотренных пунктом 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, организации целесообразно вверить данное условие в обязанности коллектива (бригады) путем изменения положений договора. Условие об участии в инвентаризации перенесите из положений договора о правах коллектива (бригады) в положения о его обязанностях (п. 6 и 7 приложения 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации:
– подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
– соберите расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации можно составить:
– либо по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем;
– либо по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что является ее объектом (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице.

Документальное оформление

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Организация может использовать унифицированные формы описей. При этом для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполните вручную или на компьютере. При заполнении любой инвентаризационной описи соблюдайте следующие правила:
– наименования и количество инвентаризуемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
– на каждой странице описи указывайте прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– исправляя ошибки, зачеркивайте неправильные записи и проставляйте над зачеркнутыми правильные (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами);
– в описях не оставляйте незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркивайте;
– на последней странице описи сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Заполненная опись должна быть подписана членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами). В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Ситуация: нужно ли при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям

Нет, не нужно.

По общему правилу инвентаризации подлежит все имущество организации. При этом она проводится по его местонахождению и материально-ответственным лицам. Об этом сказано в пункте 1.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Для оформления результатов инвентаризации составляются инвентаризационные описи (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Организация может использовать унифицированные формы описей. При этом для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполняется по материально-ответственным лицам с отражением в ней, в частности, следующей информации:
– места и даты проведения инвентаризации;
– должности материально-ответственного лица, расшифровки его подписи и т. д.

Это следует из пунктов 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Операции по предоставлению имущества в аренду (безвозмездное пользование) должны быть оформлены документами, свидетельствующими о такой передаче (например, актом приема-передачи). В отношении недвижимого имущества такое требование прямо предусмотрено в пункте 1 статьи 655 Гражданского кодекса РФ. В отношении прочих объектов (движимого имущества) из положений части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ следует, что все факты хозяйственной жизни должны быть оформлены первичными документами. На основании этих документов имущество передается арендатору (ссудополучателю). С этого момента он отвечает за его сохранность (ст. 606, 689 ГК РФ).

В соответствии с законодательством инвентаризацию арендованного (полученного в безвозмездное пользование) имущества обязан проводить арендатор (ссудополучатель) (п. 1.3, 3.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По результатам инвентаризации он составляет отдельную опись (в трех экземплярах) на полученное имущество (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Один экземпляр этой описи арендатор (ссудополучатель) должен передать арендодателю (ссудодателю) (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Таким образом, при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям, не нужно. Описи по данному имуществу должен составить арендатор (ссудополучатель) и представить их арендодателю (ссудодателю).

Главбух советует: в целях обеспечения управленческого учета, а также для предоставления информации проверяющим по результатам инвентаризации организация может составить акт по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование).
Акт составьте в произвольной форме.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите сличительную ведомость. Сличительную ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Сличительные ведомости составьте:
– либо по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно.

Несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию за несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Нет, не может.

Ответственность за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрена.

Однако инвентаризацию организация должна проводить, чтобы обеспечить достоверность данных о своем имуществе и обязательствах (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Отсутствие регулярных проверок может привести к тому, что бухгалтерская отчетность организации в какой-то момент окажется неправильной. А за это правонарушение предусмотрена ответственность как для самой организации, так и для ее должностных лиц (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ).

Внимание: если в порядке проведения инвентаризации либо при оформлении ее результатов допущены нарушения, то эти результаты могут быть признаны недействительными, а данные бухгалтерской отчетности – недостоверными.

Эта ситуация может возникнуть, например, при проведении аудиторской проверки или обращении организации в суд о взыскании ущерба с материально-ответственного лица.

По материалам БСС «Система Главбух»