В помещении, где сидят сотрудники, есть уголок для ожидания клиентов. Там стоит кулер, кофеварка, чайник. Закупаем за счет организации воду, чай, кофе, сахар, гигиенические товары для туалета. Пользуются этим и клиенты, и сотрудники. Отследить, кто сколько выпил невозможно. Подскажите, как вести Б/У и Н/У этой ситуации.

Расходы на воду и гигиенические товары для туалетных комнат учитывается :

Бухгалтерский учет: Дт 10 Кт 60- поступили хозяйственные принадлежности и вода; Дт 19 Кт 60 – НДС по поступлению; Дт 68 КТ 19 – НДС принят к вычету; Дт 26 Кт 10 – вода, гигиенические материалы отпущены со склада.

Налоговый учет: расходы на гигиенические принадлежности и воду организация вправе учесть в целях налога на прибыль в качестве расходов для обеспечения нормальных условий труда.

Расходы на чай, кофе, сахар и прочее питание учитывается :

Бухгалтерский учет: Дт 10 КТ 60 поступили продукты питания; Дт 19 КТ 60 НДС по продуктам; Дт 91 Кт 19 НДС по данным продуктам учтен в составе расходов не принимаемых для целей налога на прибыль; Дт 26 (91) Кт 10 продукты питания отпущены со склада.

Налоговый учет: Данные расходы организация не вправе учесть для целей налога на прибыль. Входной НДС по данным расходам принять к вычету нет оснований, т.к. продукты используются в операциях, не облагаемых НДС (Письмо Минфина России от 13.12.2012 №03-07-07/133). НДФЛ и взносы не начисляются, так как невозможно персонифицировать сумму дохода в виде питания (Письмо Минфина России от 30.01.20136 №03-04-06/6-29, Письмо Минтруда России от 24.05. 2013 г. № 14-1-1061).

Как учесть при налогообложении расходы на бесплатное питание, предоставленное сотруднику по инициативе организации

Если персонифицированный учет вести невозможно (например, если организация приобретает питьевую воду, чай или кофе для сотрудников и возможность учета индивидуального потребления отсутствует), оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, нельзя. Следовательно, облагаемый НДФЛ доход не возникает (письма Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-04-06/6-29 , от 30 августа 2012 г. № 03-04-06/6-262 , от 13 мая 2011 г. № 03-04-06/6-107).

Если при предоставлении бесплатного питания невозможно определить сумму дохода, полученного каждым сотрудником (шведский стол, проведение корпоративных мероприятий), то со стоимости бесплатного питания начислять страховые взносы не нужно. Страховыми взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения гражданам по трудовым (гражданско-правовым) договорам, то есть адресные выплаты конкретным сотрудникам. Это следует из положений части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждена пунктом 4 письма Минтруда России от 24 мая 2013 г. № 14-1-1061 и арбитражной практикой (см. определение ВАС РФ от 9 сентября 2013 г. № 11907/13 , постановление ФАС Поволжского округа от 29 апреля 2013 г. № А12-19716/2012).

При расчете налога на прибыль стоимость бесплатного питания включается в состав расходов на оплату труда. Но для этого должны быть выполнены два условия:

• затраты на бесплатное питание сотрудников предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами. См. Фрагмент коллективного договора, предусматривающего бесплатное питание ;
• организация может определить сумму дохода (в виде бесплатного питания), полученного каждым сотрудником.

Если эти условия не выполняются, налогооблагаемую прибыль стоимость бесплатного питания не уменьшает.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

1.Можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на приобретение туалетных принадлежностей (бумажные полотенца, освежители воздуха, мыло и т. п.)

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение туалетных принадлежностей

В мае ООО «Альфа» приобрело для нужд офисного помещения туалетные принадлежности:
– туалетную бумагу – 100 рулонов за 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.);
– бумажные полотенца – 100 пачек за 11 800 руб. (в т. ч. НДС – 1800 руб.);
– мыло жидкое с дозатором – 100 флаконов за 3540 руб. (в т. ч. НДС – 540 руб.);
– освежитель воздуха – 50 баллонов за 2950 руб. (в т. ч. НДС – 450 руб.).

Общая стоимость приобретенных туалетных принадлежностей составила 19 470 руб. (в т. ч. НДС – 2970 руб.).

В июне для нужд офисного помещения было затребовано со склада туалетных принадлежностей на общую сумму 1650 руб.:
– 10 рулонов туалетной бумаги на сумму 100 руб. (10 руб. ? 10 рул.);
– 10 пачек бумажных полотенец на сумму 1000 руб. (100 руб. ? 10 пач.);
– 10 флаконов жидкого мыла на сумму 300 руб. (30 руб. ? 10 шт.);
– 5 баллонов освежителя воздуха – на сумму 250 руб. (50 руб. ? 5 балл.).

Передачу хозяйственных принадлежностей со склада оформили накладной по форме № М-11 .

По итогам месяца количество фактически использованных хозяйственных принадлежностей зафиксировали в акте .

В бухучете сделаны следующие проводки.

Дебет 10-9 Кредит 60
– 16 500 руб. (19 470 руб. – 2970 руб.) – оприходованы хозяйственные принадлежности;

Дебет 19 Кредит 60
– 2970 руб. – отражен входной НДС;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 2970 руб. – принят НДС к вычету;

Дебет 60 Кредит 51
– 19 470 руб. – оплачены хозяйственные принадлежности поставщику.

Июнь – на дату составления накладной по форме № М-11:

Дебет 26 Кредит 10-9
– 1650 руб. – списаны переданные со склада хозяйственные принадлежности.

При расчете налога на прибыль в июне бухгалтер включил в состав материальных расходов стоимость списанных туалетных принадлежностей на сумму 1650 руб.

2.Как учесть расходы на кулер и питьевую воду при расчете налога на прибыль

Расходы на кулер и питьевую воду учтите при расчете налога на прибыль.

Трудовое законодательство обязывает организации создавать нормальные условия труда для работников (ст. ,

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер и в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержденным ЦБ РФ 22. 09.93 № 40 кассир выдает подотчетному лицу денежные средства.

При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;

• счета-фактуры;

  торгово-закупочные акты;

  накладные на отпуск товаров;

  акты выполненных работ, оказанных услуг,

с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.

При этом следует знать, что в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.07.93"№745 денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми организациями, предприятиями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями, а также физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно-кассовых машин и что на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться следующие реквизиты:

наименование организации;

идентификационный номер организации - налогоплательщика;

заводской номер контрольно-кассовой машины;

порядковый номер чека;

дата и время покупки (оказания услуги);

стоимость покупки (услуги);

признак фискального режима.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Такая форма договора регулируется Гражданским кодексом. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Выдаваемые покупателям (клиентам) счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают организации от применения контрольно-кассовых машин, за исключением отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица). Эти предприятия в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения, в части оказания услуг населению, могут осуществлять денежные расчеты без применения контрольно-кассовых машин, но с обязательной выдачей клиентам документа строгой отчетности, приравниваемого к чеку, по формам, утвержденным Минфином РФ по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам.

В соответствии со статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 25.07.2002) продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин - влечет наложение административного штрафа:

на граждан в размере от 15 до 20 минимальных размеров оплаты труда;

на должностных лиц - от 30 до 40 минимальных размеров оплаты труда;

на юридических лиц - от 300 до 400 минимальных размеров оплаты труда.

Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; «канцтовары» или «хозтовары», а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Положению о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в три случае, когда видна их производственная направленность.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из зарплаты данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

При приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:

подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей (накладные, счета); .

подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности).

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, составившей документ;

денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

В том случае, если материальные ценности получаются непосредственно самим руководителем организации, доверенность не требуется, но его полномочия должны быть подтверждены документом, удостоверяющим личность, а роспись в получении ценностей должна быть подтверждена оттиском печати организации.

Доверенности (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Регистрацию доверенностей предприятия, могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учет выданных доверенностей» следующей формы:

№ доверенности	Дата выдачи	Срок действия доверенности		Наименование поставщика	№ и дата наряда (счета, спецификации и др. заменяющего наряд документа) или извещения	Расписка лица, получившего доверенность	Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику предприятия, уполномоченному на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.

Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия. Право подписи доверенностей оформляется приказом в тех случаях, когда оно предоставлено лицам, уполномоченным на то руководством и главным бухгалтером предприятия.

При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количества ценностей, подлежащих получению. Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Типовая межотраслевая форма № М-2

Утверждена Постановлением .Госкомстата России от 30.10.97№ 71а

Номер доверенности	Дата выдачи	Срок действия	Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность		Расписка в получении доверенности
			Растаковскому Ивану Лазаревичу		Растаковский
Поставщик		Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения		Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения
«Диво»		Счет № 025 от 01.03.2002		Накладная mo 0012 от 10.03.2002; счет-фактура N9014

Оборотная сторона формы Ns M -2

Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

Номер по порядку	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)
	обувь

Подпись лица, получившего доверенность Растаковский удостоверяем.

Руководитель директор Гибнер Гибнер Х.И.

(должность) подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер Абдулина Абдулина А.А.

Подпись расшифровка подписи

УТВЕРЖДАЮ

директор

(должность)

Гибнер Гибнер Х.И.

(подпись) (Ф.И.О.)

АКТ№ 10

ЗАКУПКИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

« 1 » марта 2002 г.

Мною, товароведом магазина «Чудо» Растаковским И.Л. закуплены за наличный расчет продовольственные товары у физического лица:

Люлюкова Федора Андреевича

паспорт серия XIX - ME № 543014 выдан 05.05.85 ОВД Уездного Горисполкома проживающего по адресу г. Уездный, ул. Трактирная, д. 13 действительно приобретены в г. Уездный

(место приобретения)

следующие товарно-материальные ценности:

	Наименование	Единица измерения	Количество
	Яблоки			1 O -00
	ИТОГО

Товары двух наименований, на общую сумму три тысячи пятьсот рублей

(итого прописью)

Сдал Люлюков Люпюков Ф.А.

Принял Растаковский Растаковский И.Л.

Денежные средства в сумме три тысячи пятьсот рублей

(итого прописью)

получил Люлюков

Денежные средства в сумме три тысячи пятьсот рублей

(итого прописью)

уплатил Растаковский

Комиссия в составе зам, директора Коробкина С.И. и зав, отдела Пошлепкинои Ф.П. подтверждают закупку и доставкужа склад магазина выше указанного товара

зам, директора Коробкина Коробкина С.И.

(подпись) (И.О. Фамилия)

зав, отдела Пошлепкина Пошлепкина Ф.П.

(подпись) (И.О. Фамилия)

Поименованные товарно-материальные ценности в указанном количестве приняты под отчет

Пошлепкина.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей в графе «отметки о выполнении поручений» делается пометка. Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «неиспользована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

В тех случаях, когда производится оптовая продажа товаров, предприятием-продавцом осуществляется выписка накладных и приходных кассовых ордеров. В этом случае вместо чека покупателю выдается корешок к приходному кассовому ордеру, иной документ строгой отчетности, предусмотренный при расчетах между юридическими лицами, подтверждающий оплату товара покупателем и накладная.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций, однако следует иметь в виду, что в соответствии с указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей (указание вступило в силу с 21.11.2001).

При покупке материальных ценностей у физического лица составляется договор купли-продажи, который должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли-продажи, в нем должны быть отражены данные о физическом лице, продавце товара.

При покупке сельхозпродукции у физического лица составляется торгово-закупочный акт, в котором должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер. Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Наличные денежные средства моїут выдаваться под отчет на хо-зяйственные нужды - для приобретения материальных ценностей и оплаты других расходов, связанных с осуществлением текущей де-ятельности организации, в том числе для закупок товарно-материаль- ных ценностей у других юридических лиц, у населения, на рынках
Когда возникает необходимость приобрести какие-либо материальные ценности или оплатить какие-либо расходы через представителей организация, обычно соответствующее подотчетное лицо пи-шет заявление на выдачу денег для определенных целей (см. с. 272).
После подтверждения руководителем организации необходимости выдачи подотчетному лицу денежных средств на соответствующую сумму выписывается ртсходньш кассовый ордер, который согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций должен быть подписан ру-ководителем организации, главным бухгалтером или уполномочен-ными на это лицами
В том случае, если на заявлении на выдачу денег имеется разре-шительная надпись руководителя организации, его подпись на рас-ходном кассовом ордере не обязательна.
Отметим, что, как было сказано выше, денежные средства выдаются на определенный срок. Не позднее трех дней по истечении этого срокл подотчетные лица обязаны едать в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах н приложить к нему все оправдательные документы, подтверждающие произведенные заїра- ты. К таким документам, например, относятся товарные и кассовые чеки, счета, накладные, квитанции к приходным кассовым ордерам 6 случае осуществления покупки на рынке или у населения оправдательными документами моїут служить акты на закупку товарно-мате- ривльных ценностей.
Обращаем внимание читателей, что в соответствий с требованиями действующих нормативных актов возмещение сотруднику произ-веденных им расходов (или утверждение отчета" об израсходованных подотчетных суммах) считается обоснованным только при одновре-менном выполнении двух условий:
наличие документов, подтверждающих факт приобретения материальных ценностей (получения работ или услуг) и размер оплаченной суммы;
оприходование приобретенных материальных ценностей наскаад (использование полученных и оплаченных подотчетным лицом работ или услуг для нужд организации).
Поэтому при приобретении товарно-материальных ценностей по-дотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих факт приобретении и размер израсходованных сумм, должны быть приложены копии документов, подтверждающие их оприходование на склад (например, приходный ордер, приходная накладная), или же на полях авансового отчета могут быть даны ссылки на эти документы. Указание в авансовом отчете ссылок на документы об оприходовании материальных ценностей (или приложение к авансовому отчету копий соответствующих документов) не является обязатель-ным требованием, однако, по мнению авторов, выполнение таких действий желательно, поскольку это облегчает бухгалтеру контроль за расходованием подотчетных сумм н обоснованностью их выплаты подотчетным лицам
Если материалы быт переданы непосредственно в подразделения организации или сразу израсходованы для нужд организации без оприходования их на склад (например, канцтовары в небольшом ко-личестве, приобретавшиеся и иеполыовавшиеся работником в месте длительной служебной командировки), то к авансовому отчету должны приваліться копии требований с распиской получателей либо другие документы, поотверждающие расход, или же указываются ссылки на такие документы
В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средстп под отчет, не содержвт- ся ограничений размеров выдаваемых сумм. Организация может выдать пещ отчет любую сумму
Однако следует иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.
С 21 ноября 2001 г. согласно указанию Банка России от 14-11 2001 № 1050-У при осуществлении расчетов наличными деньгами с юри-дическими лицами устаноален их предельный размер по одной сделке в сумме 60 ООО руб
При приобретении через подотчетных лиц материалов, козийстсен- ного инвентаря, основных средств, нематериальных активов соответ-ствующие суммы НДС, выделенные в первичных учетных и расчетных документах, отражаются по дебету счета 19 (по соответствующим субсчетам).
После фактической выплаты денежных сред сто из кассы подотчетному лицу указанные суммы НДС моїут быть списаны с крсдиіа счета 19 в дебет счета 68 (при наличии счета-фактуры).
Обращаем внимание читателей, что для отнесения уплаченного поставщикам НДС на расчеты с бюджетом помимо прочего необходимо одновременное выполнение двух условий:
материальные ценности должны быть оприходованы и предназначены для использования в производственных целях, а полученные работы или услуги фактически использованы о производственных целях и списаны на издержки производства и об-ращения (в дебет счетов 20, 25, 26, 44 и т п.);
полученные материальные ценности (работы или услуги) должны быть оплачены.
Поэтому отнесение на расчеты с бюджетом НДС по материальным ценностям (работам, услугам), оплаченным через подотчетных лиц, возможно только после их оприходования (использования) в организации и выплаты соответствующей денежной суммы из кассы.
При приобретении материальных ценностей у населения за налич-ный расчет НДС выделен быть не может, поскольку такие сделки НДС вообще не облагаются.
Рассмотрим порядок оформления операций по расчету с подотчетными лицами, получающими деньги на хозяйственные расходы
Заявление на выдачу денег
Утвержденной типовой формы заявления на выдачу денег нет Заяаление может быть написано в свободной форме или по форме, которую организация может разработать самостоятельно.
Образец такого заявления приведен на с, 273.
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)
Расходный кассовый ордер оформляется при выдаче подотчетному лицу аванса на хозяйственные расходы, а также при возмещении подотчетному лицу перерасхода по авансовому отчету.

Код Форма по ОКУД поОКПО 0310002 57122659 организации сгруктдою поярвэделонио
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
РОЯ
| їоділругтцню " КоррвЭТСДОФТВ1! >> rpsfHT Srs Кицсмиго 1 71-3 7I3SZ SO 2255-00 - |
Выдать Вопопиной Анне БОРИСОВ не
/іичиость получателя Г.М, Зотов»
Основание: IP пиобрвнеиио материалов Сумм» Яде ТЫСРУИ ЛКЄСПІ лягьдоиг пять-

Деньги на хозяйственные расходы выдаются работникам из кассы организации по расходным кассовым ордерам на основании заявления на выдачу денег или приказа (распоряжения) руководителя орга-низации.
Подробное описание порядка заполненил кассовых ордеров см. нас 31
В этом разделе мы только отметим, что при выдаче денег на хозяйственные расходы.
по строке «Основание» может указываться, например, следую-щее:
на хозяйственные расходы; на приобретение материалов; на приобретение специальной литературы; на приобретение канцелярских товаров; на оплату счетов за электроэнергию.
по строке «Приложение может быть указано:
заявление на выдачу денег,
приказ (распоряжение) руководителя организации № от.
Возмещение перерасхода
В том случае, если расходы подотчетного лица превысили сумм; выданного аванса, но все затраты обоснованы и подтверждены оправ дательными документами, подотчетному лицу возмещается перерасход. В этом случае выписывается расходный кассовый ордер на сумму перерасхода. По строке «Основание» расходного кассового ордера указывается - Возмещение перерасхода по авансовому отчету №
СЕРИЯ
«НАЛОГОВЫЙ ПРАКТИКУМ»
«Налоговый практикум» - одна и J саиыхпопулйриых серий нашою издательств». Подробно рассматри-ваются вопроси расчета,уплаты и «гранения о отчетности всохосноанык палвгоцупмадваемихприии- зацияни. Бухгалтер,у которого вызывает затруднения определенный налоГ.может приобрести такую книгу, где четко и ясно на конкретных прниера» показаны способы решения гтроблеї
I НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ: ПРОСТО® СЛОЖНОМ. Глиа 25 НК РФ. Практический К UN КТчАЙ
Доходы и расходы Состав затрат Незавершенное производство Готовая пророч і" Реализация имущества?30с
Сложные (опросы Практические принеры 187руб.
НДС; ПРОСТО О СЛОЖНОМ (3-еиздание)
Налоговая база и налоговые вычеты, сияние вопроси Сгвпдожя іфиздоние) Льготы и освобождение о; пало га, практические примеры СНЕГА-ФАКТУРЬІЇ НОВОЕ В ОФОРМЛЕНИИ И УЧЕТЕ Порядок эалолиения всох показагеміі,исправление сшибок 64 с " Киига покупок и книга предам Андпиа арбитражной практики 55,0 руб. НАЛОГ НА ИМУЩЕСТВО. Глава 30 НК П(3**з»*трраб. ніж) Новый порядок исчисления и уплаты Плательщиков налога стало больше Льготы и налоговая база, сосшяеиис декларации?9 с.
Ъ Сложные вопросы, пргкт ічеотт примеры * 44,0 руб.
I НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ; НОНАЛ ФОРМА ДЕКЛАРАЦИЯ | Подробный алгоритм заполнения, комментарии к изменениям 224 с итоговый учет 77,0 руб.
1Ы ДЕКЛАРАЦИЙ 176с.
Подробный ангарнім заполнения, сложные вопросы 77.0 руб. НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ: УЧЕТСОГЛАСНО ПБУ 18/02 И ГЛАВЕ 25 НК РФ Бухгалтерский и ваяоговый учет как единое целое Плюсы и иинусы ПБУ ie/02 Сложные вопросы 136 с.
Бумміерскав и ааяогония отчетность: взаимосвязь показателей (6,0 руб. ЕСН и ВЗНОСЫ ¦ ПФР. Глава 24 НК РФ и Закон Н! Ш-ФЗ: гр» ти «кий ком -Игарнй (1-tViiaHUt) 16
Сложные вопросы, практические примеры, арбитражная практика 99,01 ЕДИНЫЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ НАЛОГ! просто в сложном Правила исчисления и уплаты, налоговая база ігвс.
Переход на уплату ЕСХН, составление декларации 66,0 руб.
НАЛОГ НА ИГОРНЫЙ БИЗНЕС;престо « сложном. Глава 2S НК Р* Сложные вопросы, практические примеры, заполнение де дараци і 152с. " Особенности применения в регионах 66,0 руб.
НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ; просго о сложном (4-шшд., ыршраб, и ion.) Как совместить бухгалтерский учет с налоговый Оптимальная структур» налоговых ригистров
Сложные «опросы, грвегмчгаше примеры (іетояшчтрвшвенш)
УНИВЕРСАЛЬНЫЙ СПРАВОК НИК НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА. ВМ ПРОВЕРЯЕТ НАЛОГОВЫЙ ИНСПЕКТОР: на ЧТО обратитьМММММ Права и обязанности Проверки к прочие средства контроля 320с.
О лввниость и заідига от вее Сложные вопросы Судебная практика 4,0 руб. Стоимость изданий указана с учетом НДС 10% и почтовой я рссылки

работников аппарата управления (руководителей, специалистов и других работников, относящихся к служащим);

линейного персонала: старших производителей работ (начальников участков), производителей работ, мастеров строительных участков, участковых механиков;

рабочих, осуществляющих хозяйственное обслуживание работников аппарата управления (телефонистов, телеграфистов, радиооператоров, операторов связи, операторов электронно-вычислительных машин, дворников, уборщиц, гардеробщиков, курьеров).

2. Отчисления на социальные нужды (обязательные отчисления по установленным законодательством нормам: на государственное социальное и медицинское страхование, пенсионное обеспечение и в государственный фонд занятости населения) от расходов на оплату труда работников административно-хозяйственного персонала.

3. Почтово-телеграфные расходы, расходы на содержание и эксплуатацию телефонных станций, коммутаторов, телетайпов, установок диспетчерской, радио- и других видов связи, используемых для управления и числящихся на балансе организации, расходы на аренду указанных средств связи или на оплату соответствующих услуг, предоставляемых другими организациями.

4. Расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники, которая используется для управления и числится на балансе организации, а также расходы на оплату соответствующих работ, выполняемых по договорам вычислительными центрами, машиносчетными станциями и бюро, не состоящими на балансе строительной организации.

5. Расходы на типографские работы, на содержание и эксплуатацию машинописной и другой оргтехники.

6. Расходы на содержание и эксплуатацию зданий, сооружений, помещений, занимаемых и используемых административно-хозяйственным персоналом (отопление, освещение, энергоснабжение, водоснабжение, канализация и содержание в чистоте), а также расходы, связанные с платой за землю.

7. Расходы на приобретение канцелярских принадлежностей, бланков учета, отчетности и других документов, периодических изданий, необходимых для целей производства и управления им, на приобретение технической литературы, переплетные работы.

8. Расходы на проведение всех видов ремонта (отчисления в ремонтный фонд или резерв на ремонт) основных фондов, используемых административно-хозяйственным персоналом.

9. Расходы, связанные со служебными разъездами работников административно-хозяйственного персонала в пределах пункта нахождения организации.

10. Расходы на содержание и эксплуатацию служебного легкового автотранспорта, числящегося на балансе строительной организации и обслуживающего работников аппарата управления этой организации, включая:

оплату труда (с отчислениями на социальные нужды) работников, обслуживающих легковой автотранспорт;

стоимость горючего, смазочных и других материалов, износа и ремонта автомобильной резины, технического обслуживания автотранспорта;

расходы на содержание гаражей (энергоснабжение, водоснабжение, канализация и т.п.), арендную плату за гаражи и места стоянки автомобилей, амортизационные отчисления (износ) и расходы на все виды ремонта (отчисления в ремонтный фонд или резерв на ремонт) автомобилей и зданий гаражей.

11. Затраты на компенсацию (в пределах установленных законодательством норм) работникам административно-хозяйственного персонала строительной организации, производственная деятельность которых связана с необходимостью систематических служебных поездок, расходов по использованию для этих целей личного легкового транспорта.

12. Расходы на наем служебных легковых автомобилей.

13. Расходы, связанные с оплатой затрат по переезду работников административно-хозяйственного персонала, включая работников, обслуживающих служебный легковой автотранспорт, и оплатой им подъемных в соответствии с действующим законодательством о компенсациях и гарантиях при переводе, приеме вновь и направлении на работу в другие местности.

14. Расходы на служебные командировки, связанные с производственной деятельностью административно-хозяйственного персонала, включая работников, обслуживающих служебный легковой автотранспорт, исходя из норм, установленных законодательством.

Расходы на хозяйственные нужды

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Как оформить выдачу средств на хозяйственные нужды

Выдавая деньги под отчет, помните, что нельзя выдавать подотчетные средства работнику, который не отчитался по ранее выданным суммам (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операции, утв. Банком России от 12 октября 2011 г. N 373-П).

Обратите внимание : с 1 января 2012 года действует новый порядок выдачи подотчетных сумм. Теперь для того, чтобы получить подотчетные средства, работник каждый раз должен писать заявление. Руководитель компании на этом заявлении должен написать суммы, сроки выдачи подотчетных средств и поставить свою подпись и дату. Издавать приказ с перечнем подотчетных лиц больше не нужно.

Заявление, например, можно выглядеть так:

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 рублей. по одному договору с одной фирмой или предпринимателем). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июня 2007 года N 1843-У.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша фирма может быть оштрафована.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Как отразить в учете расходы на хозяйственные нужды

Выдачу наличных денег подотчетным лицам из кассы оформите расходным кассовым ордером. В расходном кассовом ордере укажите цель выдачи денежных средств (например, на покупку канцтоваров).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50-1

Выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Если произведенные расходы носят производственный характер, то затраты отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счетов учета затрат или ценностей, купленных подотчетным лицом.

При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте проводку:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71

Оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

Списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то сделайте проводку:

Дебет 25 (26) Кредит 71

Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись:

Дебет 44 Кредит 71

Затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.

Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.), сделайте в учете запись:

Дебет 91-2 Кредит 71

Затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.

Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

Обратите внимание: налоговый вычет по НДС предоставляют только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Сумму НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещают. Такую сумму списывают проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то эту сумму ему необходимо возместить.

Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 Кредит 50-1 - возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Если работник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации, сделайте в учете запись: Дебет 50-1 Кредит 71

Оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Если работник не представил отчет о расходовании денежных средств и не вернул в установленные сроки средства в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71

Отражена сумма невозвращенных денежных средств.

В дальнейшем сумма невозвращенных денежных средств может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 73 Кредит 94

Отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.

Дебет 70 Кредит 73

Удержана сумма невозвращенных денежных средств из зарплаты работника.

Если долг подотчетного лица будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в доход работника, облагаемый налогом на доходы физических лиц (ст. 209 НК РФ).

Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Взносы необходимо начислить, так как доход получен сотрудником в рамках трудовых отношений.