Должностные обязанности и функции бухгалтера. Функции главного бухгалтера

Е.П. Столбов
ведущий аудитор компании ООО «Эстра-Аудит»

Проблемы бухгалтерии

В последние годы при проведении аудиторских проверок различных организаций, в которых мне довелось участвовать, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям. Замечу, что раньше при проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, в которых нарушений не было, встречались, и не редко.Наличие значительных недостатков в представляемой бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждается и данными налоговых органов. Например, по данным камеральных налоговых проверок за 2004 г. (т.е., практически, при проверке только по формальным признакам) деклараций по НДС, представленных организациями, только у 10 - 15% не имелось недостатков по заполнению.В большинстве случаев такое, прямо скажем, ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными (нередко по нескольку раз в год) изменениями, вносимыми в руководящие документы, и др.Но, наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.

Решение проблем «своими силами»

Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете и пути их недопущения.

Двойная проверка документов

Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого (но никогда не теряющего своего значения!) правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку».Проверка «во вторую руку» заключается в том, что после составления документа одним работником бухгалтерии другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.Внутренняя проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.Для проверки документа требуется значительно меньше времени (порядка 10%), чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает.Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах.

Дисциплина и «комендантский час»

Другой распространенной причиной появления ошибок и нарушений в учете является то, что во многих организациях бухгалтерия представляет собой, образно выражаясь, «проходной двор». В бухгалтерию в любое время являются «все кому не лень», причем, во многих случаях, «просто поболтать». При этом работники бухгалтерии все время отвлекаются от своих бухгалтерских дел, требующих особой внимательности, четкости, абсолютного сосредоточения, а в результате появляются ошибки. Часто такие праздные посещения даже прикрыты благовидными предлогами (вопросами к бухгалтерам), в результате чего приходится откладывать текущую работу и заниматься вопросом или проблемой посетителя. Таким образом, основная работа часто откладывается на вечер, когда внимательность уже снижена, либо делается второпях. Поэтому с целью обеспечения нормальных, благоприятных условий работы сотрудников бухгалтерии необходимо обязательное утверждение приказом руководителя фирмы распорядка работы бухгалтерии, в том числе времени приема в бухгалтерии работников фирмы (по производственным вопросам). Целесообразно время приема устанавливать - 1 час до обеда и 1,5 часа после обеденного времени. В другое время прием посетителей бухгалтерией возможен только с разрешения руководителя фирмы.

Должностные обязанности бухгалтеров

Также в организации должны быть четко прописаны и утверждены руководителем фирмы функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника бухгалтерии.При этом следует исключать навязывание функций, не свойственных бухгалтерии. Например, таких, как: - оформление и заключение договоров со сторонними организациями (но должно быть установлено обязательное визирование главным бухгалтером проектов договоров, обязательное доведение до бухгалтерии заверенных соответствующими лицами копий заключенных договоров); - составление табелей учета рабочего времени (которые должны вести начальники соответствующих подразделений); - ведение материального учета (которое должно быть возложено на соответствующую службу (подразделение, должностное лицо), а бухгалтерия должна осуществлять лишь контроль за этим участком учета) и др.

Организация документооборота

Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя. В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены жесткие санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов.При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен (возможно, после одного-двух предупреждений) подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме. Кроме того, важно, по возможности, возложить обязанность по получению исправленных документов на тех же виновных лиц. Это убедит последних в том, что гораздо лучше сразу же проследить за правильностью получаемого от контрагентов или же от своих подчиненных документа, чем потом принудить их составить еще один документ, устранив ошибки.

Наглядные пособия для бухгалтеров

Не будет лишней и организация в бухгалтерии наглядного учета подготовки и своевременности представления работниками бухгалтерии отчетных документов в налоговые органы с указанием сроков и ответственных за составление и проверку.С целью повышения профессионализма и компетентности работников бухгалтерии необходимо постоянное повышение их квалификации на специальных курсах, участие в специализированных семинарах и др., регулярное получение и изучение специальной литературы. Также целесообразно регулярно (не реже одного раза в месяц) проводить в бухгалтерии коллективное (возможно, по группам) изучение действующих руководящих документов, а также своевременное обновление применяемого программного обеспечения.
Новые правила учета необходимо сразу же доводить до исполнителей под роспись и оставлять им копию руководящего документа. Копии руководящих документов по соответствующим направлениям учета должны быть в отдельных папках.В случае неясности каких-либо положений по учету надо сразу же определять учетную политику по спорному вопросу с привлечением аудиторов, юристов и др., возможно, с направлением запроса в соответствующий контролирующий орган. Нельзя оставлять неясности «на потом».

Инвентаризация не должна быть формальностью

Комплексным способом определения правильности ведения бухгалтерского учета в организации является сравнение результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета на соответствующую дату. Как известно, инвентаризация должна охватывать не только проверку материально-производственных запасов, но и всех активов, обязательств и др. При инвентаризации должно быть осуществлено установление реальных данных по всем счетам бухгалтерского учета (статьям баланса) на соответствующую дату.Если результаты (данные), полученные как при инвентаризации на начало периода, так и при инвентаризации на конец отчетного периода, совпадают с данными соответствующих счетов бухгалтерского учета (статей бухгалтерского баланса), то имеется в определенной степени уверенность в том, что и в течение этого периода ведение бухгалтерского учета охватывало в полном объеме деятельность организации. В случае же расхождения каких-либо показателей проверку работникам бухгалтерии следует начать с данных бухгалтерии, и только после установления правильности бухгалтерских данных предъявлять претензии к другим подразделениям фирмы.

Когда проводить аудит?

Наиболее продуктивным, по нашему мнению, способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита. Последний проводится специализированными аудиторскими фирмами.При этом проведение внешней аудиторской проверки целесообразно предусмотреть в договоре в несколько этапов. Например, вначале (в июле - сентябре) аудиторской фирмой проверяется первое полугодие. По результатам проверки в течение сентября-октября в организации устраняются выявленные аудиторской проверкой недостатки и нарушения в периоде за девять месяцев, и, следовательно, в четвертом квартале подобные недостатки в организации уже не должны допускаться. Затем, по завершении года, проводится аудиторская проверка годовой отчетности, по результатам которой устраняются нарушения и недостатки, объем которых будет уже значительно меньше.

Как усовершенствовать работу бухгалтерии

Возможны и другие направления совершенствования организации работы бухгалтерии с целью недопущения недостатков в бухгалтерском и налоговом учете, которые должен определять и добиваться их осуществления, прежде всего, главный бухгалтер. Основным правилом при этом должно быть следующее. При выявлении какого-либо нарушения необходимо определить виновного, установить причину появления выявленного недостатка, разработать и принять меры (в том числе с оформлением приказами, распоряжениями и т.д.), позволяющие избежать таких (и подобных) нарушений впредь.

Пример

В настоящее время наиболее часто встречающимся нарушением, выявляемым налоговыми органами (с предъявлением организациям значительных санкций), являются недостатки, связанные с неправильным (неполным) заполнением счетов-фактур на приобретенные товары (работы, услуги). Какие меры должны быть разработаны и приняты в организации для недопущения таких нарушений в дальнейшем? По нашему мнению, сделать необходимо следующее.

Во-первых, обязать работников бухгалтерии ужесточить проверку счетов-фактур и не включать в книгу покупок сведения о покупках, по которым счета-фактуры недооформлены или в них имеются ошибки.

Во-вторых, приказом по фирме обязать соответствующие подразделения (должностных лиц) при заключении договоров по приобретению товаров (работ, услуг) включать условие, что поставщик возмещает покупателю все материальные потери, которые появятся у покупателя вследствие несвоевременного представления или неправильного оформления продавцом счетов-фактур.

В-третьих, приказом по фирме установить, что ответственность (с указанием санкций) за своевременность представления поставщиками и правильность оформления ими документации (в том числе по счетам-фактурам) по заключенным с поставщиками сделкам несут должностные лица, на которых руководителем фирмы возлагается заключение и оформление соответствующих сделок.

В-четвертых, бухгалтерией до этих должностных лиц доводятся образцы оформления соответствующей документации (в том числе образцы правильно заполненных счетов-фактур).

В-пятых, о случае несвоевременности представления или неправильного оформления счетов-фактур поставщиками главный бухгалтер должен докладывать (после предупреждения ответственных лиц) руководителю фирмы.

В-шестых, установление санкций к должностным лицам фирмы должно быть внесено в действующие на фирме соответствующие положения по оплате труда, премированию и др.

В-седьмых, предусмотреть внесение соответствующих изменений в Учетную политику фирмы на следующий год.

При организации деятельности бухгалтерии и, следовательно, всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы, главному бухгалтеру следует учитывать то, что, как показывает практика, реальную административную и уголовную ответственность за недостатки в финансовой и хозяйственной деятельности организации, которые выявляют сторонние контролирующие органы, несут не заместители, не финансовый директор, не юристы и не прочие «руководители», а только руководитель фирмы и главный бухгалтер фирмы. Однако это не означает, что внутри фирмы не могут применяться санкции к другим лицам, ответственным за представление документов в бухгалтерию.

Бухгалтер - одна из самых распространенных на сегодняшний день профессий. Все об особенностях этой работы будет рассказано в данной статье.

Кто такой бухгалтер?

Бухгалтер - это человек, занимающийся финансовым учетом, документацией и подготовкой отчетов в надлежащие органы. Профессия эта довольно сложная. Функции бухгалтера весьма непростые. Однако компенсируется вся сложность работы достойной зарплатой и возможностью карьерного роста.

Сегодня работа, связанная с бухгалтерией, довольно востребована на рынке труда. Ведь практически в любой компании или фирме требуется специалист, который занимался бы ведением документации и финансового учета. По сути, именно от бухгалтера зависит деятельность компании: бюджет предприятия, заработная плата сотрудников, расчет за поставки продукции и т. д. Если компания небольшая, то будет достаточно всего лишь одного главбуха. При этом функции главного бухгалтера всегда гораздо шире и объемнее, чем обычного. Если же компания крупная, то будет нужна целая бухгалтерия.

Чем занимается бухгалтер?

Стоит чуть шире раскрыть функции бухгалтера. Обязанностей, стоит сказать, у представителя рассматриваемой профессии довольно много. И все они не такие простые, как может показаться на первый взгляд.

• Бухгалтер обязан осуществлять постоянный контроль над уровнем заработной платы работников компании. Обязанности по распределению и начислению зарплат также в его компетенции.
• Работник бухгалтерии должен периодически подавать отчеты в надлежащие органы, как правило, фискальные.
• Представитель рассматриваемой профессии занимается оптимизацией налоговых отчислений.
• Первичная документация, в которую входят налоговые накладные, оборотно-сальдовая ведомость, ТТН - все это также находится под четким контролем бухгалтера.
• В случае если компания осуществляет экспортные или импортные операции, работа по их документальному оформлению возлагается на бухгалтера.

Все перечисленные выше обязанности и функции бухгалтера - далеко не единственные. На этого специалиста может быть возложено и множество других дел. Зависит все главным образом от специфики компании, в которой есть бухгалтерия.

Необходимое образование для получения профессии бухгалтера

Дабы устроиться на работу в бухгалтерию и стать квалифицированным специалистом в своей отрасли, необходимо, конечно же, получить соответствующее образование.
Кандидат на рабочее место обязан иметь финансово-экономическое высшее образование. Куда охотнее возьмут человека, имеющего и специальный аттестат - аудитора или профессионального бухгалтера. Но получить такой документ не очень-то и просто: придется прослушать специальный курс лекций и сдать экзамены.

Высоко цениться будут и выпускники знаменитых вузов вроде РЭА имени Плеханова, финансовых академий. Если же человек планирует работать в международной компании, придется получить специальный аттестат МСФО - Международных стандартов финансовой отчетности.

Грамотный специалист не должен ограничиваться знаниями, полученными в ходе образования в вузе. Очень желательно разбираться в законодательстве, знать принципы работы с программами 1C, Access и Excel. Не менее важен и опыт работы при устройстве в любую компанию: трудовой стаж должен составлять как минимум один год.

О востребованности профессии бухгалтера

Должностные функции бухгалтера невероятно объемны. Зачастую начинающие компании даже не могут обеспечить себе наличие нормальной бухгалтерии.
Связано это, конечно же, с нехваткой поистине грамотных специалистов.

Профессия бухгалтера сегодня действительно востребована. Но здесь есть одна крайне интересная деталь. Российские вузы выпускают довольно большое количество людей с интересующей нас специальностью. Однако многие предприятия все равно не могут обеспечить себе штат бухгалтеров. В связи с этим выпускникам вузов стоит дать одну рекомендацию: одного лишь диплома об окончании учебного заведения недостаточно. Необходимо постоянно работать над собой, приобретать новые навыки, совершенствоваться. Руководители компаний очень любят грамотных специалистов. Функции бухгалтера не должны ограничиваться предъявляемыми требованиями. К тому же представитель рассматриваемой профессии - это один из немногих работников с возможностью реального карьерного роста. Только работая над собой, можно получить хорошую должность и высокий доход.

Достоинства профессии

Безусловно, популярность работы бухгалтера должна быть обусловлена множеством достоинств.
Преимущества у этой профессии действительно есть, причем немалые. Сюда относятся:

• Высокая заработная плата. Несмотря на сложившийся стереотип о бухгалтере как о "маленьком человеке" с небольшой зарплатой, за труды все же можно получать очень неплохие деньги.
• Востребованность рассматриваемой профессии. Практически любой компании необходимы грамотные специалисты, так что найти рабочее место будет не так уж и сложно.
• Дополнительные заработки. Многим юридическим лицам, небольшим фирмам, индивидуальным предпринимателям зачастую необходимы люди, которым не понаслышке знакомы функции бухгалтера организации. Такие ЧП могут не брать специалиста на постоянную работу, а изредка пользоваться его услугами. Стоит отметить, что подобные "единичные" заказы могут оплачиваться очень даже хорошо.

Достоинства, таким образом, у профессии бухгалтера действительно весомые.

Недостатки профессии

В любой работе можно найти некоторое количество недостатков. В рассматриваемой профессии их также хватает.
Что здесь можно выделить?

• Сложность усвоения большого количества информации. Держать все данные на бумаге, конечно же, можно. Другой вопрос - так ли это будет удобно. Зачастую бухгалтеру действительно приходится запоминать много самого разного материала, и это, конечно же, большой недостаток. Но можно смотреть на эту ситуацию и позитивно: запоминание никак не повредит сознанию человека, а наоборот, лишь укрепит его.
• Частые конфликты с начальством. Все дело в том, что после проверок - как налоговых, так и аудиторских - все претензии будут предъявляться только к бухгалтеру. И не стоит думать, что этих конфликтов как-то можно избежать. Даже на идеально устроенном предприятии во всем "виновата", как правило, бухгалтерия. Сюда же можно отнести и злобные взгляды работников, которым задержали зарплату.
• Высокая ответственность. Здесь не придется многого пояснять. И так понятно, насколько важны функции бухгалтера на предприятии.

Карьера и перспективы

Студенты финансово-экономических университетов могут подрабатывать бухгалтерами (или помощниками бухгалтера) на старших курсах.
Благодаря этому на момент получения диплома выпускники имеют небольшой стаж. Это и поможет устроиться на любое предприятие. Однако о скором карьерном росте первое время работы лучше забыть. Лет пять бухгалтер будет обязан выполнять простую рутинную работу. Но это не значит, что не нужно самосовершенствоваться. Выполняя свои трудовые функции бухгалтера, человек должен постоянно пополнять багаж своих знаний. Только эффективным трудом можно будет вырасти до главного бухгалтера. Но и здесь не стоит останавливаться: карьерная лестница предусматривает еще более высокие должности.

Кто такой главный бухгалтер?

Обязанности простого работника бухгалтерии и главбуха разнятся. Различен и уровень доходов, прав, требований и т. д. Как можно охарактеризовать функции главного бухгалтера (главбуха)?
Об этом и будет рассказано далее.

Для начала стоит указать, что главный бухгалтер руководит всей бухгалтерией. В его обязанности входит осуществление внешнего и внутреннего документооборота. Но основные функции главбуха выглядят следующим образом:

• В рамках своей компетенции этот специалист имеет право разрешать различные административные споры.
• Расходы, прибыль, налоговые выплаты и т. д. - за все это также ответственен главбух. В его обязанности входит и составление отчетностей.
• Главный бухгалтер контролирует соблюдение порядка оформления первичных и бухгалтерских бумаг, обязательно в соответствии с установленным порядком.
• Составление различного рода планов - как стратегических, так и аналитических.

Итак, мы уже знаем, кто такой бухгалтер и чем он занимается. Подробно обсудили его обязанности и выполняемые функции. Бухгалтера, являющегося главным в отделе, ожидает еще больше работы. Разумеется, на это место может претендовать специалист, имеющий трудовой стаж не менее пяти лет. И не стоит думать, что должность главного бухгалтера - высшая ступень карьерного роста. Это совсем не так. Грамотные специалисты могут покинуть бухгалтерию и стать финансовыми или генеральными директорами компаний.

Главный критерий работы отдела – эффективность. Просчитать ее непросто, но возможно. А потом легко выяснить, сколько сотрудников на самом деле требуется в бухгалтерии и как их правильно загрузить. На встряску устоявшихся схем работы уйдет много сил и времени, но грамотно проведенная оптимизация поможет всей компании.

Отбросьте эмоции

Первое, что нужно сделать, приступая к оценке подчиненных, – отбросить эмоции. Оценка должна быть беспристрастной и, если хотите, по-хорошему механизированной. Проявления личного отношения к сотруднику сгубят начинание на корню. Ведь не так-то просто признать, что Олечка, с которой вы уже десять лет ходите обедать вместе, неделями сидит без дела.

Конечно, налаженные в коллективе взаимосвязи резко рвать не надо. Но и поддерживать беспорядок, если он появился, тоже нельзя. Поэтому попробуйте взглянуть на коллег со стороны. Представьте, что вы проверяющий и ваша задача – разобраться, как здесь все работает и насколько эффективно. Расплывчатые определения отбросьте раз и навсегда. «Хорошо работает», «неплохо справляется» – формулировки для разговора с соседкой по этажу. Но они не годятся для серьезного анализа, тем более такой точной сферы, как бухгалтерия. Только четкие цифры, только конкретные понятия.

Каждую оценку четко аргументируйте. Во-первых, так вам проще понять, насколько качественно сотрудник работает. Во-вторых, обоснования пригодятся для подчиненных, когда вы потребуете исправить ошибки. Каждый промах следует серьезно разъяснить. В-третьих, это нужно начальству, если встанет вопрос о коренных изменениях в отделе. Часто руководство считает: бухгалтерия работает – и ладно. А при анализе оказывается, что схему труда нужно перестраивать с основания. Понадобится открыть новые вакансии или, наоборот, встанет вопрос об увольнениях. И если в последнем случае убеждать директора не придется, то расширение штата вызовет тысячу вопросов и контраргументов. Поэтому держите наготове тысячу ответов и причин.

Оцените эффективность сотрудников

Эффективный и простой алгоритм – определить период и подсчитать объем выполненной работы.

Выбор способа нормирования. Интерпретировать результаты, которые вы получите по итогам расчета, помогут нормативы труда. С их помощью вы определите, насколько в реальности, а не по разговорам загружен тот или иной сотрудник, отрабатывает ли он свою зарплату и какой у него уровень профессионализма.

Раз и навсегда установленных нормативов, универсальных для всех, не существует. Ввести норматив можно самому исходя из личного опыта. Если стаж и знания позволяют, почему бы и нет, можно установить приблизительное значение норматива. Главное не допустить здесь грубую ошибку – тогда вся работа по расчету эффективности пойдет насмарку. Если сомневаетесь в точности норматива, лучше сесть и детально его проработать.

Можно воспользоваться и нормами, которые действуют на других предприятиях. Главное, чтобы специфика и объемы работы у вас и в организации-примере совпадали. Бухгалтерии ИП бессмысленно равняться на финансовый отдел крупной корпорации.

Расчет норматива. При расчете нормативов отталкиваться лучше от элементарных операций и трудозатрат на них. Например, составить платежное поручение – простейшая задача. Определите, сколько времени уходит на это у бухгалтера. Затем подсчитайте, сколько поручений в день сотрудник должен составить. Дальше простая арифметика. Умножаем количество платежек на время, которое тратится на каждую, и получаем ежедневную норму. И так по каждой операции. Конечно, расчеты потребуют кропотливой работы, но оно того стоит, поверьте.

Отмечу, что если вы берете чужие нормативы, то их тоже нужно обязательно проверить. Во-первых, на наличие элементарных ошибок. Во-вторых, на соответствие вашей работе.

Система контроля. Следующий этап – установить жесткий контроль. Звучит угрожающе, но это необходимость. Иначе качественно оценить сотрудников не получится. Продержаться в режиме постоянного контроля придется хотя бы время, необходимое для оценки труда. Хотя некоторые вещи полезно ввести в привычку, чтобы поддерживать порядок в бухгалтерии.

Чтобы иметь полную картину состояния дел ваших подчиненных, достаточно делать «фотографии рабочего дня». Для этого каждый работник должен сдавать подробные отчеты о том, чем он занимался. Собирать отчеты можно в течение любого периода от одного дня до года – на ваше усмотрение. Я рекомендую не мучить сильно ни себя, ни своих сотрудников и начать с малого. За неделю вы получите столько информации для анализа эффективности работы бухгалтерии, что мало не покажется. Хотя если есть необходимость рассчитать полную загрузку того или иного сотрудника, то к ежедневным задачам необходимо добавить ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Например, ежедневно сотрудник формирует накладные, ежемесячно участвует в формировании актов-сверок, ежеквартально – помогает составить декларацию по НДС, а ежегодно – подготовить годовую отчетность.

Как убедить руководителя в том, что нужно расширить штат

Доказывать руководству, что бухгалтерии необходимы дополнительные силы, можно исключительно цифрами. Если вы придете с просьбой о подмоге и единственным аргументом будет фраза «я не справляюсь», начальник справедливо предположит, что это вы некомпетентны. И тут уж будет не до новых сотрудников, свою бы зарплату сберечь. Эмоции вряд ли убедят директора тратить деньги на нового человека, если его необходимость неочевидна.

А если вместо длинных речей вы положите на стол руководителя папку с подсчетами выгоды от нового сотрудника, разъясните емко и понятно, чем сейчас занята бухгалтерия и что внутренние резервы повышения эффективности уже исчерпаны, то и разговоров особых не понадобится.

Распределите нагрузку, учитывая квалификацию работников

В бухгалтерии работает пять типов специалистов. Количество людей варьируется в зависимости от оборотов компании, но иерархия обычно одинакова. Итак, в каждой бухгалтерии есть операционисты – начальная бухгалтерская ступень. На них простейшие задачи. Более квалифицированные сотрудники – младшие бухгалтеры. Они отвечают за участки, которые не требуют углубленных знаний. Младшие бухгалтеры помогают ведущим бухгалтерам. Это специалисты с обширными знаниями и внушительным опытом.

Заместитель главбуха – это либо высококвалифицированный специалист в какой-то области (например, ВЭД или НДС), либо сотрудник, который помогает главному бухгалтеру руководить отделом, курируя те или иные подразделения в структуре бухгалтерии.

И главный бухгалтер – специалист высшей категории с огромным опытом. Главбух в целом определяет налоговую политику компании и несет ответственность за работу бухгалтерии.

Количество специалистов на каждой ступени обратно пропорционально рангу. То есть главный бухгалтер один, а операционистов, как правило, больше всех.

Сравните штат вашей бухгалтерии с классической иерархией. Возможно, из пяти бухгалтеров у вас нет ни одного, кто мог бы называться старшим. Зато операционистов трое. Тогда логично повышать квалификацию кого-то из сотрудников, если работы на троих операционистов уже не хватает. Либо просить новую единицу, если трое справляются со своими обязанностями впритык.

Главный принцип распределения нагрузки – каждый должен заниматься своими обязанностями. Теми, что соответствуют его квалификации и опыту. Операционисту никто не доверит руководство финансовыми потоками компании. Но главбухи зачастую погрязают в рутинной работе, которая в компетенции младших сотрудников. Таким образом, высококвалифицированный специалист растрачивает драгоценное (и хорошо оплачиваемое!) время на простейшие типовые задачи. От этого страдает его основная работа, а значит, и компания.

Не бойтесь делегировать полномочия! Принцип «проще сделать самому» и работа до полуночи вовсе не делают вас героем, а лишь провоцируют низкое качество. Множество мелких заданий наряду с крупными и сложными рано или поздно приводят к тому, что у вас рассеивается внимание. К тому же такие жертвы никак не отражаются на зарплате. А те, кто должен выполнять эту работу, сидят без дела. Налицо дисбаланс сил. Если его восстановить, эффективность бухгалтерии сразу возрастет.

Решите, сколько бухгалтеров вам надо

Разобрались с составом подчиненных и с нагрузкой сотрудников – реальной и желаемой. Пора разобраться с бухгалтерией как подразделением. Выясните, какой объем работы требует компания от вашего отдела и в какие сроки. Затем оцените специфику требований и распишите, какие функции должна выполнять бухгалтерия. Определив задачи подразделения, рассчитайте время, которое на них уйдет.

Дальше опять деление. Распределите задачи между исполнителями в зависимости от квалификации. Учтите отведенное время. После этих несложных подсчетов получаем число работников каждой категории, которые требуются вашей бухгалтерии.

Затем обратитесь к тем же нормативам и разделите нагрузку на количество человек, которые работают у вас на данный момент. В итоге вы увидите либо лишние штатные единицы, либо недостающие. Здесь стоит сказать, что объем средств, которые проходят через компанию, или сфера деятельности определяют численность сотрудников бухгалтерии лишь косвенно. Напрямую ее определяет исключительно перечень функций, возложенных на работников. Чтобы вы не запутались в описании, приведу пример.

ОБ АВТОРЕ МАСТЕР-КЛАССА

Павел Владимирович Меньшиков – эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Пример. В бухгалтерии П АО «Свет очей» работают три человека: главбух, старший бухгалтер и операционист. Главный бухгалтер требует расширить штат. По его мнению, трое сотрудников с объемом работы не справляются.
Для начала определим задачи, которые стоят перед бухгалтерией П АО «Свет очей» . Это: ведение бухгалтерского и налогового учета, ведение кассы, расчет и выдача зарплаты и других выплат, выдача справок и разъяснение вопросов сотрудникам, работа с первичной документацией, подготовка отчетности, минимизация налогов и общая оптимизация расходов и доходов компании, общение с контролирующими органами и другими структурами – банками и т. д. Кроме того, директор возложил на бухгалтерию ведение кадрового учета и подготовку типовых договоров.
Теперь нужно понять, сколько времени на все это тратится. Например, на обработку такого объема первички уходит четыре часа в день. В 2015 году 247 рабочих дней, соответственно, 247 × 4 = 988 часов в год.
По этой схеме рассчитываем и время на другие задачи. Получаем: начисление и выдача зарплаты и прочих выплат – 494 ч, налоговый учет – 1482 ч, справки сотрудникам – 123,5 ч, отчетность – 494 ч, касса – 988 ч, оптимизация расходов и доходов – 494 ч, поездки в банк и налоговую – 494 ч. На кадровый учет эта бухгалтерия тратит 494 ч, на подготовку юридических документов – 494 ч.
Разберемся, кто из сотрудников какие задачи выполняет. Главбух – налоговый учет (1482 ч), оптимизация доходов и расходов (494 ч), поездки в банк и налоговую (494 ч). Старший бухгалтер – начисление и выдача зарплаты и прочих выплат (494 ч), справки сотрудникам (123, 5 ч), отчетность (494 ч), кадровый учет (494 ч). Операционист – касса (988 ч), подготовка договоров (494 ч).
И наконец, годовая часовая нагрузка на каждого сотрудника. Главбух – 2470 ч в год, старший бухгалтер – 1605 ч, операционист – 1482 ч. Норма рабочего времени на 2015 год при 40-часовой неделе – 1971 ч. Операционист недорабатывает 489 ч, старший бухгалтер – 366 ч. При этом нагрузка главного бухгалтера сильно превышена – 252 ч.
Выход из этой ситуации – вовсе не расширение штата. Как видим, у двоих сотрудников свободного времени даже больше, чем недостает главбуху. Чтобы оптимизировать работу, достаточно пересмотреть обязанности каждого сотрудника, а главбуху делегировать часть полномочий подчиненным.

Немаловажен и уровень автоматизации бухгалтерии. Если в компании используют современные программы, если в отделе есть умная техника, то персонала потребуется куда меньше. Зачем нужен отряд операционистов, если платежки формируются автоматически? Поэтому проблему расширения штата (если речь идет о людях с невысокой квалификацией) можно решить через модернизацию оснащения. Это единовременное вложение не идет ни в какое сравнение с постоянными расходами на зарплату, организацию рабочего времени и прочие затраты, связанные с введением нового человека в штат.

Типовые должностные обязанности работников бухгалтерии приведены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37.

Основные требования к должности главного бухгалтера определены в ст. 7 Закона "О бухгалтерском учете ". В частности, главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета , должны отвечать следующим требованиям:

• иметь высшее профессиональное образование;
• иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью , не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
• не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики .

В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером в бухгалтерской (финансовой отчетности) на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Должностная инструкция главного бухгалтера

1. Общие положения

4.3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Порядок приема-передачи дел главного бухгалтера

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых первый остается на предприятии, второй - у передающего дела.

Акт приема-сдачи дел главным бухгалтером рекомендуется составлять по следующей схеме, представленной на рис. 9.

1. Состояние организации работы бухгалтерии

В этом разделе указывается:

• установленный штат бухгалтерии, его укомплектованность;
• наличие у работников бухгалтерии должностных инструкций;
• состояние работы по повышению квалификации работников бухгалтерии;
• наличие основных инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности;
• обеспеченность бухгалтерскими регистрами и бланками первичного учета и формами отчетности.

2. Общая характеристика состояния бухгалтерского учета

В этом разделе указывается:

• по какой программе ведется бухгалтерский учет (фирмы "1С", "Бэст", "Инфин", корпорации "Галактика" и др.);
• состояние ведения всех регистров синтетического и аналитического учета: остаток (если имеется) по отдельным балансовым счетам (указать каким);
• состояние правильности оформления первичной документации;
• применение утвержденных типовых и специализированных форм бланков.
• правильное формирование учетной политики организации.

3. Состояние кассы и учета денежных средств

В этом разделе указывается:

• правильность зачисления на должность кассира;
• соответствие установленным требованиям оборудования комнаты кассы;
• состояние записей в кассовой книге;
• остаток наличных денег в кассе (составить отдельный акт);
• наличие других ценностей, хранящихся в кассе организации и соответствие их бухгалтерским записям;
• перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров, открытых в банках;
• остатки денежных средств на каждом счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета;
• наличие чековых книжек, номера использованных чеков .

4. Состояние учета расчетных операций

В этом разделе указывается:

• реальность дебиторской и кредиторской задолженностей;
• наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности с указанием виновных лиц;
• наличие задолженности по перечислению налогов в бюджет ;
• просроченной кредиторской задолженности;
• наличие актов сверки взаимных расчетов, с указанием на какую дату урегулированы расхождения;
• состояние задолженности по ссудам банка по срокам погашения;
• наличие утвержденного штатного расписания;
• допущенные отклонения по должностям и окладам от утвержденного штатного расписания;
• наличие суммы задолженности по оплате труда работникам штатного и нештатного персонала.

5. Состояние учета основных средств

В этом разделе указывается:

• срок проведения последней годовой инвентаризации имущества;
• полнота и качество проведения инвентаризации;
• наличие инвентаризационных описей, в каком виде и у кого они хранятся;
• наличие договоров о полной материальной ответственности у материально ответственных лиц.

6. Состояние материального учета

В этом разделе указывается:

• состояние ведения складского учета (наличие количественно-суммовых карточек по каждой позиции материальных ценностей);
• соответствие суммы по счету 10 "Материалы" суммам по оборотным ведомостям и разрезе отдельных субъектов.

7. Состояние отчетности

В этом разделе указывается:

• были ли нарушения сроков сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. Какие начислялись штрафные санкции по этим нарушениям;
• какие применяются формы отчетности (типовые или разработанные в организации).

8. Состояние сохранности документов

В этом разделе указывается:

• наличие номенклатуры дел;
• соблюдение сроков хранения документов;
• было ли списание документов сроком хранения менее 5 лет;
• наличие архивной комнаты в организации и приказа по ответственному лицу за правильность ведения учета документов, сданных в архивную комнату.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера

1. Общие положения

3.3. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

3.4. По согласованию с главным бухгалтером и с разрешения руководителя предоставлять кредиторам, инвесторам, аудиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности сопоставимую и достоверную бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами. Осуществлять переписку с партнерами, готовить необходимую информацию по вопросам, касающимся взаиморасчетов.

3.5. Осуществлять учет расчетов по возвратному налогу .

3.6. Участвовать в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

3.7. Готовить данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.

3.8. Следить за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

3.9. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.

3.10. Выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

3.11. Участвовать в формировании постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определять возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать обоснованные системы обработки бухгалтерской информации.

Заместитель главного бухгалтера имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей отделов, специалистов предприятия информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия при исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5. Привлекать специалистов организации для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями об отделах, если нет - с разрешения начальника отдела).

4.6. Докладывать главному бухгалтеру обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

Заместитель главного бухгалтера несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующими административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

6. Взаимоотношения, связи по должности

Примечание. Данный раздел представляется дополнительно к настоящей инструкции для применения пользователями по своему усмотрению.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией, заместитель главного бухгалтера взаимодействует:

6.1. С руководителем, с заместителем руководителя по финансовым вопросам и персоналу, главным бухгалтером по вопросам:

• получения: приказов, распоряжений, указаний, должностной инструкции, нормативных документов, корреспонденции, относящейся к бухгалтерскому учету;
• представления: справок, сведений, информации по финансовым вопросам организации по требованию, служебных записок, отчетов и любой другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета.

6.2. С руководителями отделов предприятия по согласованию с главным бухгалтером по вопросам:

• получения: информации, сведений, справок, служебных записок, и других документов, необходимых для осуществления бухгалтерского учета;
• представления: сведений, справок, служебных записок и другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета.

6.3. С подчиненными работниками отдела бухгалтерского учета по вопросам:

• получения: справок, проводок, расчетов, журналов- операций и любых других документов, необходимых для составления бухгалтерской отчетности;
• представления: служебных записок с указанием произвести бухгалтерские записи, справочной информации и методической помощи по осуществлению бухгалтерского учета,

6.4. С аудиторскими фирмами, с налоговыми органами по вопросам:

• получения: аудиторских отчетов по проверке состояния бухгалтерского учета, консультаций по вопросам отражения финансово-хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, актов выездных и камеральных проверок налоговых органов, решений по ним, требований по встречным проверкам;
• представления: всех бухгалтерских документов, необходимых для проверок, разъяснений по отражению в учете финансово-хозяйственных операций.

Должностная инструкция старшего бухгалтера

1. Общие положения

1.6. Старший бухгалтер должен знать:

• законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;
• формы и методы бухгалтерского учета на предприятии ;
• план и корреспонденцию счетов бухгалтерского учета;
• организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
• порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств , товарно-материальных ценностей и де нежных средств.

1.7. Старший бухгалтер руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;
• нормативными актами организации;
• положением о бухгалтерии организации;

2. Должностные обязанности старшего бухгалтера

Старший бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т. п.).

2.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

2.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов , подготавливает предложения по их предупреждению.

2.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты , страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации.

2.7. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.

1.3. Бухгалтер-кассир непосредственно подчиняется глав ному бухгалтеру.

1.4. На время отсутствия бухгалтера-кассира его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность бухгалтера-кассира назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода.

1.6. Бухгалтер-кассир должен знать:

• законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации учета денежных средств и заработной платы ;
• порядок ведения кассовых операций, принятый в РФ;
• специальные компьютерные программ, предназначенных для работы, включая электронную систему "банк-клиент".

1.7. Бухгалтер-кассир руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;
• уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами организации;
• положением о бухгалтерии организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бухгалтера-кассира Бухгалтер-кассир выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет прием наличных денежных средств в кассу организации с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

2.2. Выдает наличные денежные средства подотчетным лицам на основании расходных кассовых ордеров, подписанных главным бухгалтером и руководителем организации с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

2.3. Контролирует соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

2.4. Сдает наличную выручку в банк.

2.5. Получает наличные денежные средства по чеку в банке.

2.6. Ежедневно ведет кассовую книгу и оформляет первичные кассовые документы в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ.

2.7. Готовит платежные поручения и отправляет их в банки по системе "банк-клиент",

2.8. Обменивается корреспонденцией с банками: предоставляет в банки информацию, предусмотренную законодательством (кассовые планы, заявления на утверждение лимита остатка наличных средств в кассе, подтверждение остатков на расчетных счетах и т. п.); получает необходимые предприятию справки, письма, подтверждения.

3. Права бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир имеет право:

3.1. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.2. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины , правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.4. За правонарушения , совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.5. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Порядок временного замещения бухгалтера-кассира

Если в организации есть в штате сотрудник, с которым еще при приеме его на работу имелась договоренность о том, что он будет замещать кассира по мере необходимости, и заранее обговорили это условие в его трудовом контракте, тогда на него издается приказ о совмещении.

Если же заранее не предусмотрели, на кого перекладывать обязанности кассира, нужно определиться с такой кандидатурой в момент подачи от кассира заявления на уход в отпуск. Это может быть кто-то из бухгалтерии , в том числе и сам главный бухгалтер . При желании временно заменить бухгалтера-кассира может и руководитель; с 2012 г. это разрешено п. 1.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12 октября 2011 г № 373-П (далее - Положение № 373-П).

В этом случае необходимо оформить совмещение должностей.

Оформление дополнительного соглашения с замещающим кассира работником. Сотрудник, который будет временно выполнять обязанности кассира, должен на это письменно согласиться. Таковы требования ч. 3 ст. 151 ТК РФ). Подобный бонус может составлять какой-то процент от оклада уходящего в отпуск кассира, либо можно назначить за время замещения фиксированную сумму.

Составление приказа о совмещении должностей

При наличии письменного согласия работника на временное замещение кассира, составляется приказ о совмещении должности, в котором отражается, кто и на какой срок будет замещать штатного кассира, размер доплаты, порядок приема-передачи дел и ревизии кассы. На приказе должны быть подписи, удостоверяющие ознакомление с данным документом самого кассира и того> кто будет временно исполнять его функции, а также главного бухгалтера (приложение 8).

Заключение договора , о материальной ответственности с временным кассиром. Необходимо заметить, что в новом Положении № 373-П заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности как с кассиром, так и с замещающим его работником необязательно. Однако в случае передачи кассы без этого документа организация не сможет взыскать с них полную сумму ущерба. Возместить удастся лишь в пределах среднемесячного заработка провинившегося (ст. 241 ТК РФ). Договор о полной материальной ответственности с временным кассиром заключается на тот срок, пока кассир будет в отпуске (приложение 9).

Передачи дел уходящим в отпуск кассиром. Передача дел уходящим в отпуск кассиром замещающему лицу происходит на основании Акта о приеме-передачи кассы (приложение 10).

Кассиру в присутствии своего временного замещающего необходимо пересчитать наличные деньги и прочие ценности в кассе. Желательно, чтобы при этом был еще сторонний наблюдательt кто-то из бухгалтерии или, например, руководитель. Результаты подобной ревизии надо зафиксировать в Акте приема-передачи дел.

Кроме того, по тому же акту кассир должен передать своему временному преемнику Журнал кассира-операциониста, Кассовую книгу, банковскую чековую книжку, а также печать, ключи от сейфа и кассовой комнаты.

Проверив рабочее состояние кассового аппарата, машинки для счета денег, сейфа и различных электрических приборов, отметку об этом надо сделать в акте, затем поставить подписи кассира и замещающего его работника. Главный бухгалтер должен утвердить данный документ.

К акту приема-передачи дел можно приложить Акт об инвентаризации денежных средств по форме № ИНВ-15. Такой документ зафиксирует, что на момент сдачи кассы преемнику недостачи не было, но тогда ревизию кассы надо провести по всем правилам и создать для этого специальную инвентаризационную комиссию. Хотя в случае замены кассира на время его отпуска инвентаризация необязательна, а согласно пункту 1.11 Положения № 373-П организация сама для себя определяет, когда проводить ревизию кассы.

Организация бухгалтерского дела предполагает :

· разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалте­рии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписании);

· составление графика документооборота организации;

· создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;

· формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения квалификации);

· создание технологии обработки получаемой информации (применяемой формы ведения учетного процесса).

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, ответственность за организа­цию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при соверше­нии фактов хозяйственной деятельности несет руководитель организации.

Руководители организации в зависимости от объема работы могут:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделе­ние, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

Как уже упоминалось, основополагающие признаки, характеризующие статус главного бухгалтера орга­низации, определены в статье 7 федерального закона «О бухгалтерском учете». Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководи­телем организации.

По российскому законодательству главный бухгалтер:

1) отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевре­менное представление достоверной бухгалтерской отчетности;

2) обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств ор­ганизации, соответствие законодательству осуще­ствляемых фактов хозяйственной дея­тельности;

3) дает всем работникам организации обязательные для выполнения указания по до­кументальному оформлению фактов хозяйственной деятельности и представлению для учета необходимых документов, отчетов, иных сведений.

Более полный перечень должностных обязанностей главного бухгалтера представлен в приложении к постановлению Минтруда России № 75.

За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую оче­редь необходимо оз­накомиться под расписку с положением о бухгалтерии , а при его отсутствии создать данный доку­мент и утвердить у руководителя организации. В нем должны быть отражены цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотно­шения с другими структурными подразделениями организации, а также организация учетного процесса.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и обязанностей. Закреп­ление за работ­ником участков бухгалтерского учёта позволяет избежать дублиро­вания или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности.

Основные должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации работ­ников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристи­кам, преду­смотренным Постановлением Минтруда России № 32 от 6 июня 1996 г.

В должностной инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для обра­ботки, дальнейшей передачи, и наличие права подписи. Структура инструкции соответ­ствует положению о бухгалтерии и отражает следующие разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Функции работника»;

3) «Права и обязанности»;

4) «Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации»;

5) «Организация работы»;

6) «Правила оценки результатов работы».

Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и утвержда­ются ру­ководителем организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.

Принятый на работу главный бухгалтер имеет право изменить должно­стные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до сведения работников бухгалтерии.

В штатном расписании должно быть указано: общее количество работников бухгал­терии, наименование должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы. В дальнейшем прово­дится аттестация работников бухгалтерии, по результатам которой работник может быть уволен, переведён на другую долж­ность и т.п.

Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации. Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объёмов обраба­тываемой информации по каждому из объектов учёта. Расчёты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслу­живания на работы по бухгалтерскому учёту. В соответствии с расчётным коли­чеством работников бухгал­терии формируется её организационная структура.

Структура бухгалтерии зависит от условий организа­ции и технологии производства, объёма учётной работы и наличия технических средств учёта. В настоящее время сложи­лось три основных типа организации структуры бухгалтерии:

· линейная (иерархическая);

· вертикальная (линейно-штабная);

· комбинированная (функцио­нальная).

При линейной структуре организации бухгалтерии все её работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бух­галтерии характерна для небольших организаций с численностью 7 – 10 чело­век.

При организации бухгалтерии по вертикали создаются промежу­точные звенья управления (отделы, секторы, бюро, группы), возглавляемые старшими бухгал­терами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгал­терам соответствующих отделов, которые опреде­ляют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Вертикаль­ная структура бухгалтерской службы применя­ется в большинстве средних и части крупных организаций.

При применении комбинированного типа организации структуры бухгалте­рии в ней выделяются структурные подразделения (например, по производст­вам), выпол­няющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерской службы, кото­рые самостоятельно распо­ряжаются в пределах установленной компетенции. Такая форма организации аппарата бухгалтерии характерна для особо крупных организаций.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформ­ляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, ко­торый осуществляет руководство бухгалтерией. В соответствии с выделенными структурными подразделениями распределяются основные функции и должностные обязанности ра­ботников бухгалтерской службы (таблица 3.1).

Для большинства учётных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной).

Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотноше­ний организации с государст­вом, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствую­щая национальной учётной сис­теме, в той или иной степени регламентируется го­сударством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительст­венных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определе­нием финансового и имущественного положения фирмы, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями её использования. Финансо­вая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.

Таблица 3.1 Функции и должностные обязанности работников бухгалтерской службы

Структурное подразделение (должность)
бухгалтер	1. Составление бухгалтерской и налоговой отчётностей ор­ганизации 2. Контроль: Соблюдения установленных правил оформления при­ёмки и отпуска матери­ально-производственных запа­сов; Правильности начисления заработной платы; Правильности применение тарифных таблиц, должност­ных окладов, со­блюдения штатной, финансо­вой, классовой дисциплины; Взыскания в положенный срок дебиторской задолжен­ности и погашения кре­диторской задолженности; Законности списания различных потерь и недостач; Правильности определения прибыли, подлежащей нало­гообложению и остаю­щейся в распоряжении ак­ционеров; За исчислением налогов и сборов, уплачивае­мых организацией, и достоверностью их перечисления; Рационального использования всех видов ресурсов орга­низации и др.
Заместитель главного бухгалтера по вопросам бухгалтерского учёта	Формирование доходов и расходов от обычной, операци­онной, внереализаци­онной и чрезвычайной деятельности, в том числе калькуляция полной себе­стоимости проданных товаров, продукции, выполненных работ, оказанных ус­луг. 2. Формирование финансового результата организации
Заместитель главного бухгалтера по вопросам налого­вого учёта	1. Формирование доходов и расходов от реализации и вне­реализационной дея­тельности, а, следовательно, и прибыли, подлежащей налогообложению, в свод­ных регистрах нало­гового учёта 2. Расчёт налогов, подлежащих уплате в бюджет: налога на имущество предпри­ятия, транспортного налога, налога на добавленную стоимость 3. Иные вопросы, связанные с налогообложением
Отдел учёта тру­да и заработ­ной платы	1. Начисление заработной платы, пособий, единого соци­ального налога, страхо­вых и накопительных платежей в Пенсионный фонд РФ, сбора от несчастных случаев на про­изводстве 2. Ведение лицевых счетов работников, карточек, реестра и карточек индивиду­альных сведений, начисленных сумм единого социального налога и обязатель­ных пенсионных платежей 3. Учёт расчётов по исковым заявлениям с работниками (алименты, штрафы) 4. Формирование отчётности в соответствии с рабочим планом счетов, а также отчётностей по перечисленным налогам и сборам 5. Ведение соответствующих регистров налогового учёта
Отдел учёта фактов хозяй­ственной дея­тель­ности по кассе	1. Приём и выдача наличных денежных средств и денежных документов 2. Ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 3. Ведение кассовой книги и составление отчётов кассира 4. Учёт расчётов с подотчетными лицами и депонированных сумм 5. Формирование сводных проводок на своём участке за ме­сяц и ведение соответствующих регистров нало­гового учёта

Продолжение таблицы 3.1

Структурное подразделение (должность)	Функции, должностные обязанности
Отдел учёта бан­ковских фактов хозяй­ственной дея­тельности	1. Оформление платёжных документов на перечисление различных сумм креди­торской задолженности 2. Работа с системой «Клиент-Банк» 3. Регистрация платёжных документов в журнале регистра­ции платёжных доку­ментов 4. Контроль за правильностью списания и зачисления де­нежных средств на рас­чётные и другие счета в банках 5. Формирование сводных проводок на своём участке за ме­сяц в соответствии с рабочим планом счетов 6. Ведение соответствующих регистров налогового учёта
Отдел учёта те­кущих рас­чётов и обяза­тельств	1. Учёт расчётов с контрагентами организации 2. Выписка исходящих счётов-фактур и регистрация входя­щих счетов-фактур в журналах регистрации 3. Формирование книги покупок и книги продаж, а также соответствующих про­водок за месяц в соответствии с рабо­чим планом счетов 4. Ведение соответствующих регистров налогового учёта
Отдел внут­ренней бухгал­терии	1. Отражение в учёте поступлений движения, использова­ния и выбытия матери­альных ценностей и внеоборотных активов для целей бухгалтерского учёта и налогообложения 2.Формирование сводных проводок на своём участке за ме­сяц в соответствии с рабочим планом счетов 3. Ведение соответствующих регистров налогового учёта

Управленческая (аналитическая, промышленная ) бухгалтерия направлена на реше­ние внутренних проблем, связанных с повышением эффективности работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. В управленческой бух­галтерии орга­низуют синтетический и аналитический учёт движения материаль­ных активов, готовой продукции, расчётов с рабочими и служа­щими. Деятельность управленческой бухгалте­рии не регламентируется государст­вом. Основная её цель заключается в представление информации и её анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов дея­тельности, обеспечении учёта доходов и расходов.

В разных учётных системах взаимосвязь между финансовой и управленческой бух­галтериями осуществляется с помощью специальной системы счетов: отра­жающих, переплетающихся, собирательно-распределительных. В российской практике учёта применяют системы отражаю­щих счетов (30 – 39).

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утверждён­ным графиком доку­ментооборота. Возможны два варианта организации учётного процесса:

1) централизованный;

2) децентрализованный.

При централизации учётного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредото­чен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетиче­ского и аналитиче­ского учёта на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдель­ных подразделений организации. В самих подразделе­ниях осуществляют лишь первич­ную регистрацию фактов хозяйственной дея­тельности.

В случаях децентрализации учётного процесса персонал бухгалтерской службы рас­средоточен по отдельным производственным подразделениям ор­ганизации, где

осуще­ствляется ведение аналитического и синтетического учёта, составляются отдельные балансы и отчётность цехов, филиалов, струк­турных подразделений. Главная бухгалте­рия в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолида­цию баланса и отчётности организации, контроль за постановкой учёта в отдельных подразделениях ор­ганизации.

В структуре организации могут быть выделены филиалы, обособленные подразделения, предста­вительства. В соответствии с п. 8 Положения по бухгалтерскому учёту «Бухгалтерская отчёт­ность организации» (ПБУ 4) бухгалтерская отчётность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразде­лений, в том числе подразде­лений, выделенных на отдель­ный баланс.

Подразделения могут быть выделены как на отдельный баланс, так и ос­таться в со­ставе головной организации. Возможны следующие схемы организа­ции бухгалтерского учёта в структурных подразделениях:

· схема 1 – структурное подразделение не выделено на отдельный баланс, учётный процесс осуществляет головня организация;

· схема 2 – структурное подразделение выделено на отдельный баланс, но не имеет расчётных (текущих) счетов;

· схема 3 – структурное подразделение выделено на отдельный баланс, имеет теку­щий счёт, но не осуществляет самостоятельно продажу товаров, продукции, работ, ус­луг (по существу является затратным подразделением – представительством головной организации в регионе);

· схема 4 – структурное подразделение выделено на отдельный баланс, имеет расчёт­ные счета, самостоятельно осуществляет продажу товаров, про­дукции, работ, услуг.